I. Informacje ogólne

1. W celu uniknięcia nieporozumień oraz zapewnienia Państwu udanego wypoczynku i noclegu w Zakopanem prosimy o zapoznanie się z poniższym regulaminem. Potwierdzenie przyjęcia rezerwacji jest jednoznaczne z zapoznaniem się oraz przyjęciem i zaakceptowaniem regulaminu.

II. Zasady rezerwacji

1. W celu dokonania rezerwacji należy skontaktować się telefonicznie lub tez e-mailowo wypełniając formularz rezerwacyjny umieszczony na stronie. Na adres e-mail klienta zostanie wysłana wstępna rezerwacja wybranego obiektu, która jest utrzymywana przez system przez 24h – w tym czasie musi wpłynąć na podane konto ustalony wcześniej zadatek, w przypadku braku potwierdzenia dokonania wpłaty zaliczki w ciągu 24h rezerwacja będzie anulowana.

2. Rezerwacja jest skuteczna z chwilą uznania rachunku bankowego Willi Gardenia

3. Godziny zameldowań – od 15:00 do 22:00. W przypadku niepojawienia się gościa po godzinie 22:00 –  bez wcześniejszego kontaktu rezerwacja zostaje automatycznie anulowana.

III. Anulowanie rezerwacji

1. W przypadku anulacji przyjazdu wpłacony zadatek nie podlega zwrotowi. Wyjątkiem od tej reguły będzie sytuacja, gdy Klient wskaże nowego Klienta na ten sam apartament i w tym samym terminie.

IV. Warunki umowy najmu

1. Apartament wynajmowany jest na doby.
Doba pobytu w apartamencie trwa od godziny 15.00 do godziny 11.00.

2. Gość apartamentu winien uregulować należność za pobyt w dniu przyjazdu, w trakcie meldowania. Do czynności zameldowania wymagany jest dowód osobisty.

3. Zabranie ze sobą zwierząt domowych, dozwolone jest tylko po uprzednim otrzymaniu zezwolenia od właściciela apartamentu. Obsługa apartamentu ma prawo odmówić udostępnienia miejsca noclegowego gościom, którzy zabrali ze sobą zwierzę domowe do obiektu wcześniej tego nie uzgadniając.
Gość apartamentu ponosi pełną odpowiedzialność materialną za wszelkiego rodzaju uszkodzenia lub zniszczenia poczynione przez zwierzę w wyposażeniu oraz urządzeniach technicznych apartamentu.

4. Przy każdorazowym opuszczeniu pokoju prosimy o sprawdzenie czy jest on zamknięty. Obowiązuje całkowity zakaz wynoszenia z pokoju należących do apartamentu rzeczy (np. ręczniki, koce, poduszki, urządzenia, itd.). Prosimy o dbanie o wynajęty apartament, o wyłączanie zbędnego oświetlenia i zakręcanie wody.

5. W apartamencie obowiązuje zakaz palenia tytoniu.

6. Gość, który umyślnie lub przez przypadek zniszczy własność apartamentu zobowiązany jest pokryć w całości zaistniałe koszta. W dniu wyjazdu gość jest zobowiązany udostępnić wynajmowany apartament osobie wyznaczonej do obsługi w celu skontrolowania stanu miejsca noclegowego. Dopiero wówczas gość ma prawo opuścić apartament. Wszelkie roszczenia w sprawie ewentualnych zniszczeń zweryfikowanych przy odbiorze apartamentu przez obsługę, będą dochodzone na drodze sądowej.

7. Wcześniejszy wyjazd gościa, z przyczyn niezależnych od właściciela apartamentu, nie uprawnia go do żądania zwrotu kwoty za niewykorzystane świadczenie.

8. Liczba osób mających zamieszkać w obiekcie jest ograniczona do liczby podanej podczas rezerwacji.

Klient zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania telefonicznie lub mailowo o każdym przekroczeniu tej liczby. W takiej sytuacji Willa Gardenia powiększy odpowiednio ustaloną opłatę za udostępnienie apartamentu o koszt zakwaterowania dodatkowej osoby wg. aktualnego cennika.

9. Cena – podana w opisie apartamentu obejmuje opłaty za media (prąd, gaz, woda, ogrzewanie – w sezonie grzewczym), pościel i ręczniki (jeden komplet dla każdej zgłoszonej w rezerwacji osoby) oraz sprzątanie końcowe. Obowiązująca w Zakopanem opłata klimatyczna w wysokości 2 PLN za osobę za każdy dzień pobytu, doliczana jest dodatkowo do kwoty należności za pobyt.

10. W Obiekcie obowiązuje zachowanie ciszy nocnej od godz. 22.00 do godz. 07.00 dnia następnego. Niezastosowanie się powyższego zakazu skutkować będzie karą pieniężną nałożoną niezwłocznie na gościa hotelowego w wysokości 300 PLN. Zakaz ten dotyczy zarówno gości hotelowych jak i osób odwiedzających.

11. Zachowanie Gości i osób korzystających z usług Obiektu nie powinno zakłócać spokojnego pobytu innych Gości. Obiekt może odmówić dalszego świadczenia usług osobie, która naruszyła tę zasadę.

12. Dzieci na terenie Willi nie mogą pozostać bez opieki dorosłych.

13. Personel obiektu jak i właściciel może odmówić dalszego świadczenia usług osobom naruszającym porządek i zasady regulaminu w trakcie przebywania na terenie obiektu, a może także żądać natychmiastowego opuszczenia pensjonatu bez zwrotu opłaty uiszczonej za pobyt.

14. W obiekcie obowiązuje bezwzględny zakaz palenia tytoniu oraz innych używek, niezastosowanie się powyższego zakazu skutkować będzie karą pieniężną nałożoną niezwłocznie na gościa hotelowego w wysokości 500 PLN. Zakaz ten dotyczy zarówno gości hotelowych jak i osób odwiedzających.

15. ZABRANIA SIĘ POSIADANA I UŻYWANIA W POKOJACH WŁASNYCH URZĄDZEŃ ELEKTRYCZNYCH DO GOTOWANIA I OGRZEWANIA.

V. Bezpłatny pobyt dziecka do lat 2.

1. W obiekcie noclegowym można przebywać z dzieckiem do lat 2, a jego pobyt traktuje się jako bezpłatny, gdy dziecko śpi z dorosłym opiekunem lub we własnym łóżeczku, które nie wymaga dodatkowej pościeli. Na każdego opiekuna może przypadać tylko jedno dziecko, którego pobyt jest bezpłatny. W momencie, gdy liczba dzieci uprawnionych wiekowo do bezpłatnego pobytu przekracza liczbę opiekunów ich pobyt automatycznie liczony jest jako pobyt odpłatny.

VI. Opłata za zwierzęta

1. Istnieje możliwość zabrania ze sobą małych zwierząt, w szczególności psa lub kota, opłata za zwierzę wynosi 40 zł za dobę/w ustalonym wcześniej z właścicielem apartamencie, a jednocześnie klient ponosi całkowitą odpowiedzialność za ewentualne szkody wyrządzone przez zwierzę i jest zobowiązany do zadośćuczynienia tym szkodom.

VII. Pozostałe ustalenia

1. Willa Gardenia nie odpowiada za rzeczy wartościowe: pieniądze, biżuterię, sprzęt elektroniczny i inne mienie pozostawione przez Klienta w apartamencie zarówno podczas jego pobytu jak i po opuszczeniu apartamentu.

2. Willa Gardenia nie ponosi odpowiedzialności za samochód pozostawiony na parkingu nie strzeżonym przy budynku.

3. Przedmioty osobistego użytku pozostawione przez wyjeżdżającego gościa w pokoju będą odesłane na adres wskazany przez gościa. W przypadku nie otrzymania takiej dyspozycji, hotel przechowa te przedmioty przez 3 miesiące.

VIII. Sauna

1. Sauna w obiekcie działa wyłącznie w godzinach na którą klient ją zamówi. Nie jest włączona cały czas.

2. Aby skorzystać z sauny należy powiadomić właściciela co najmniej godzinę wcześniej, ze względu na czas rozgrzania sauny.

3. Z sauny można korzystać w godzinach: (włączenie sauny 8:00) 9:00 do 22:00(wyłączenie sauny)

4. Pobyt w Saunie jest odpłatny.

IX. RODO

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w obiekcie Willa Gardenia

Willa Gardenia dokłada wszelkich starań, aby dane gości przetwarzane były z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) (zwanym dalej RODO).

1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest firma Gardenia Michał Mężyk z siedzibą ul. Chyców Potok 1b, 34-500 Zakopane;
2. celem przetwarzania jest:

1. obsługa składanych zapytań – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą;
2. rezerwacja pokoju hotelowego – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą;
3. realizacja umowy usługi hotelarskiej – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
4. marketing usług administratora danych osobowych – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – pod warunkiem uzyskania zgody osoby, której dane dotyczą;
5. zapewnienie bezpieczeństwa osób oraz mienia znajdujących się w hotelu i restauracji poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
6. zapewnienie bezpieczeństwa osób oraz mienia znajdujących się w hotelu i restauracji poprzez identyfikowanie wszystkich osób przebywających w hotelu pokojowym – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

• dane osobowe przechowywane będą:
  • dotyczące składanych zapytań – przez okres 30 dni;
  • dotyczące rezerwacji – przez okres 12 miesięcy od daty dokonania rezerwacji;
  • dotyczące realizacji umowy o usługi hotelarskiej – przez okres 5 lat od licząc od końca roku w którym, w którym miał miejsce pobyt w hotelu;
  • przetwarzane w celach marketingowych – do odwołania zgody, osoby której dane dotyczą lub do ustania przyczyny biznesowej;
  • w systemach monitoringu wizyjnego – przez 30 dni.
• odbiorcami danych osobowych mogą być:
  • zewnętrzne biuro rachunkowe;
  • dostawca platformy rezerwacji usług hotelarskich;
  • firmy świadczące usługi marketingowe;
  • dostawca aplikacji służącej do rozsyłania informacji handlowych;
  • podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa;
• posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, prawo do przenoszenia danych – dotyczy celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub realizacji umowy usługi hotelarskiej, a w zakresie na który została wyrażona zgoda – posiada również Pani/Pan prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
• ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego;
• podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych może skutkować
  • odmową realizacji usługi hotelarskiej – w przypadku danych przetwarzanych w celu zawarcia umowy usługi hotelarskiej;
  • odmową rezerwacji – w przypadku rezerwacji pokoju;
• kontakt z Inspektorem Ochrony Danych – willagardenia@gmail.com;
• Pani/Pana dane nie będą profilowane.

Regulamin i warunki

ZASADY REZERWACJI APARTAMENTU: 

- Rezerwacja następuje po konsultacji telefonicznej lub mailowej i potwierdzeniu przez pracownika firmy dostępności wybranego apartamentu, lub po bezpośredniej rezerwacji na stronie internetowej

- Klient otrzymuje informację zwrotną w postaci potwierdzenia wstępnej rezerwacji, w której zawarte są wszelkie informacje dotyczące płatności i terminu wpłaty zadatku celem ostatecznego potwierdzenia rezerwacji

- Wpłata zadatku  jest równoznaczne z potwierdzeniem rezerwacji oraz akceptacją regulaminu obiektu

- Brak wpłaty zadatku skutkuje automatyczną anulacją rezerwacji.

- Zadatek jest bezzwrotny w przypadku anulacji rezerwacji.

- Skrócenie pobytu przed planowanym przyjazdem a także w czasie jego trwania zobowiązuje klienta do pokrycia 100% kosztów noclegów, z których zrezygnował.

- W przypadku zaistnienia nieprzewidzianych, niezależnych od Wynajmująceg okoliczności uniemożliwiających prawidłowe korzystanie z Apartamentu, firma zastrzega sobie prawo do zmiany Apartamentu na inny o standardzie równym lub wyższym od zarezerwowanego Apartamentu.

- Jeżeli Wynajmujący nie jest wstanie zapewnić Najemcy alternatywnego zakwaterowania ma prawo anulować rezerwację lub część pobytu i zobowiązany jest do zwrotu należności wpłaconej przez Najemcę z potrąceniem kwot za usługi już wyświadczone 

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rezerwacji, wyjaśnienia okoliczności ewentualnego naruszenia Regulaminu lub obowiązujących przepisów prawa, oraz rozpatrywania ewentualnych reklamacji.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, że :
Administratorem danych osobowych pozyskanych w procesie rezerwacji w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa powszechnie obowiązującego, jest Gardenia Michał Mężyk, ul. Chyców Potok 1b 34-500 Zakopane

Podmiotem przetwarzającym dane osobowe jest system rezerwacji online Roomadmin.pl,

1. Na potrzeby procesu rezerwacji / wystawienia dokumentu sprzedaży pobierane są dane osobowe Gościa. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji procesu rezerwacji.
2. Gość posiada prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia, jak również prawo do ograniczenia ich przetwarzania.
3. Opcjonalna zgoda Gościa na przetwarzanie danych w celach marketingowych wymaga zaznaczenia odpowiedniego pola typu ‘checkbox’ w procesie rezerwacji.
   Zgoda ta może być cofnięta poprzez przesłanie odpowiedniej wiadomości na
   adres e-mail : willagardenia@gmail.com
4. Zobowiązania Administratora
5. Administrator zapewnia, że dane osobowe Gościa nie są udostępniane osobom trzecim i w tym zakresie podejmie niezbędne środki i zapewni wykorzystanie swojej wiedzy i doświadczenia w celu realizacji przedmiotowego zapewnienia.
6. Administrator zachowuje prawo udostępnienia danych osobowych podmiotom upoważnionym (Podprocesorzy) oraz w przypadkach przewidzianych przepisami prawa powszechnie obowiązującego. W szczególności dotyczy to podmiotów jakich jak : systemy realizujące płatności online oraz oprogramowanie recepcji.
7. Administrator zobowiązany jest do dotrzymania tajemnicy i poufności informacji uzyskanych w celu realizacji procesu rezerwacji. Podjęte zobowiązanie pozostaje w mocy przez czas nieokreślony.

Zobowiązania Roomadmin

1. Roomadmin jako Podmiot przetwarzający dane osobowe Gościa, zapewnia wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, oraz dodatkowych zabezpieczeń informatycznych, opierających się na sprawdzonych serwerach i systemach służących do przetwarzania danych osobowych w usługach świadczonych drogą elektroniczną.
2. Roomadmin oświadcza, że systemy informatyczne wykorzystywane do przetwarzania danych osobowych spełniają wymogi obowiązujących przepisów prawa, w szczególności chronione są w stopniu wysokim w rozumieniu rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informacyjne służące do przetwarzania danych osobowych.
3. Podwykonawcy i pracownicy Roomadmin zostaną należycie umocowani do przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją procesu rezerwacji, na co Administrator oraz Gość wyrażają zgodę.
4. W celu zapewnienia najwyższego bezpieczeństwa w przechowywaniu danych osobowych zgodnych z wymogami RODO, Roomadmin zobowiązany się do:
   1. szyfrowania oraz anonimizacji transmisji danych osobowych
   2. ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania
   3. zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego
   4. regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych

Postanowienia końcowe

Administrator jest uprawniony do wprowadzenia zmian w postanowieniach Regulaminu w każdym czasie i zależnie od własnej decyzji. W szczególności, może dokonać zmiany postanowień niniejszego Regulaminu w przypadku:

1. konieczności dostosowania Regulaminu do przepisów bezwzględnie obowiązujących lub do zmian przepisów prawa mających wpływ na treść Regulaminu;
2. konieczności dostosowania Regulaminu do zalecenia, interpretacji, orzeczenia, postanowienia lub decyzji organu władzy publicznej lub orzeczenia sądowego, mającego wpływ na treść Regulaminu;
3. rozbudowy lub zmiany funkcjonalności Roomadmin